Можно ли вычеркивать ведущего из сметы

Некоторое время назад в процессе переговоров с одним из наших корпоративных клиентов произошел один интересный случай. К нам в компанию обратилась представитель одной российской корпорации среднего уровня с просьбой организовать День Рождения фирмы. Взяв у нее техническое задание, мы приготовили коммерческое предложение, включив ведущего в список обязательных позиций сметы. Просмотрев наше предложение, исполнитель (лицо, отвечающее за организацию данного мероприятия) сказала: «Нам не нужен ведущий. Мы хотели бы поесть шашлыков, поиграть в футбол  и этого будет вполне достаточно, чтобы сплотить наш коллектив и хорошо провести время».

Так ли это в реальности? Давайте разберемся.

Ведущий — главное действующее лицо любого мероприятия. Именно от данного персонажа зависит, насколько удачно пройдет праздник и останутся ли гости довольны.

Главные задачи ведущего:

- встреча гостей (креативное приветствие, взаимодействие с приглашенными, погружение их в тематику мероприятия);

- развлекательная часть (объявление выхода артистов, проведение конкурсов и церемонии награждения лучших сотрудников, подведение итогов соревнований).

Кто  же все это будет делать при отсутствии ведущего? Конечно, для этой цели можно выбрать одного из гостей, но очень важно, чтобы данное лицо было профессионалом в области ведения мероприятий, иначе должного эффекта достигнуть не удастся. Даже при объявлении победителей таких стандартных игр, как футбол, волейбол и пейнтбол, без профессионального ведущего не будет столь эффективного результата.  

Тем не менее, иногда бывают такие ситуации, когда бюджет мероприятия сильно ограничен, следовательно, возникает острая необходимость на чем-то сэкономить. В этом случае, некоторые заказчики мероприятий вычеркивают из сметы ведущего, оставляя при этом пейнтбол, дорогой вокально-инструментальный ансамбль или выбирая роскошную банкетную площадку.

По нашему опыту можем сказать, что такой подход совершенно неправильный: ни пейнтбол, ни командные активности не способны сплотить коллектив столь эффективно, как если все эти процессы будут регулироваться профессиональным ведущим, умеющим найти подход к любой аудитории. Аналогично и с дорогим вокально-инструментальным ансамблем: одно дело, если артисты просто выйдут на сцену и выступят, и совсем другое, если их выход объявит креативный ведущий, в особом стиле подчеркнув при этом все прелести группы живой музыки, благодаря чему гости сосредоточат гораздо больше внимания на выступлении и результат будет намного эффективнее. А что нам дает роскошная площадка с шикарным меню? Гости поели, выпили, посмеялись и разошлись, а результата никакого — ведь ни один шикарный ресторан, будь там хоть стены из золота, посуда из горного хрусталя, столовые приборы из чистого серебра, а меню из редких морепродуктов и вин столетний давности, не способна заменить профессионального ведущего, пусть даже относительно недорогого.

Бывали на нашей практике такие случаи, когда заказчик, получив смету, обнаруживал, что итоговая сумма затрат выше утвержденного бюджета, и принимал решение отказаться от ведущего. Еще раз хочется подчеркнуть, что делать этого ни в коем случае нельзя, лучше внимательно просмотреть смету и подумать, нет ли там ничего другого лишнего. Может быть, стоит отказаться от пейнтбола или дорогое звуковое оборудование мощностью 10 кВт заменить менее мощным, но более бюджетным. Или же выбрать ресторан, где меню на человека стоит не 5, а 3 тысячи рублей. Выход всегда есть, и помочь заказчику в этом должен event-менеджер. Если же данный специалист затрудняется сориентировать клиента в том, какие позиции из сметы следует вычеркнуть, а какие — оставить, то тут уже есть сомнения в его профессионализме, и заказчику следует задуматься о выборе другой компании – организаторе мероприятия.

Вспомнились события пятилетней давности: вторая половина 2008 года, на планете бушует мировой экономический кризис, многие наши клиенты отказываются от мероприятий, так как не знают, что их ждет завтра, а те, кто все-таки решил проводить корпоративы, очень сильно урезают бюджеты и не знают, что выбрать, чтобы гости остались довольны, несмотря на низкие суммы затрат. И мы таким клиентам предлагали следующее: недорогой ресторан, креативного ведущего с набором реквизита для конкурсов, одного-двух аниматоров и минимальный набор звука с ди-джеем. На артистов и командные активности денег уже не оставалось. И результат был отменным: гости всегда оставались довольны, а одна заказчица даже сообщила, что мероприятие с одним ведущим выдалось намного лучше, чем корпоративы, организованные им другими праздничными агентствами, на которые приглашалось множество различных артистов, так как они выступали большую часть мероприятия, а на взаимодействие ведущего с гостями времени оставалось совсем мало.

Отсюда вывод такой: ведущий — крайне незаменимое лицо любого мероприятия и вычеркивать его из сметы ни в коем случае нельзя.

С вариантами наших ведущих Вы можете познакомиться здесь.

 

 

                                                                                                      Соул Солюшнз, организация праздников